Mengenal Pengolah Data
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi terus berkembang dan berusaha memenuhi kebutuhan akan tuntutan pekerjaan, baik yang dilakukan di lingkungan akademik (sekolah dan perguruan tinggi) maupun non akademik (perusahaan, instansi dan kantor). Hal ini akan menuntut peningkatan kualitas, pengetahuan dan keterampilan kita dalam menggunakan perangkat teknologi tersebut, khususnya di dalam pengolahan data. Perangkat lunak pengolah data dapat menyajikan informasi antara lain :
  1. Mengatur informasi atau data (basis data)
  2. Membuat, merubah, mencari dan menghapus serta mengurutkan data
  3. Menganalisa dan merealisasikan data
  4. Mencetak data
Definisi perangkat lunak pengolah data :
Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk database. Digunakan untuk membuat laporan siswa, mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan penjualan barang, laporan keuangan yang saling berhubungan dan sistematis

Macam-macam Pengolah Data
Terdapat beberapa macam perangkat lunak pengolah data yang sudah berkembang diantaranya: Database III (dBase III), Database IV (dBase IV), Foxbase, Microsoft Access, SPSS dan lain-lain.
1. Dbase III, Dbase IV dan Foxbase adalah program aplikasi pengolah data berbasis DOS
2. Microsoft Access adalah program aplikasi pengolah data berbasis Windows
3. SPSS dan Fox pro adalah sebuah aplikasi pemograman untuk membuat sebuah program berbasis data
      Sejarah Singkat Mirosoft Access 2003
      Pada tahun 1985, Microsoft Corporation yang merupakan perusahaan raksasa komputer, memperkenalkan Microsoft Access versi 1.0 yang dapat dijalankan pada komputer dengan sistem operasi windows 3.11, kemudian diperkenalkan pula Microsoft Access versi 2.0.
      Pada tanggal 24 Agustus 1995, Micros0ft Corporation secara resmi mengeluarkan versi terbarunya dengan nama Microsoft Access ‘95 dan diteruskan dengan versi Microsoft Access ’97, Microsoft Access 2000, serta Microsoft Access 2003 yang selanjutnya disingkat Access 2003. Access 2003 merupakan program aplikasi database (pengolah data) terbaru dan tercanggih saat ini, dengan tujuan agar program aplikasi ini lebih mudah digunakan dan dapat dimanfaatkan semua fasilitas yang ada pada sistem jaringan baik internet maupun intranet.
      Perangkat lunak pengolah data pada kenyataannya banyak beredar dan mempunyai karakteristik dan keunggulan masing-masing. Microsoft Access mempunyai ciri khas yaitu ikonnya berbentuk kunci dan memiliki ekstention mdb. Microsoft Access merupakan salah satu paket dari Microsoft Office yang direlease oleh perusahaan perangkat lunak dunia yaitu Microsoft.
      Program aplikasi pengolah data (Microsoft Access) pada prinsipnya lebih banyak menekankan fitur di bidang pengaturan database. Semakin tinggi versi sebuah program aplikasi pengolah data, maka semakin canggih dan lengkap pula perintah-perintah yang dimiliki, bahkan selalu ditambahi (disempurnakan) dengan kelebihan (fitur) yang berhubungan dengan teknologi yang sedang berkembang (misalnya internet) serta hubungan dengan program aplikasi lain.

Menjalankan MS Access 2003
Kali ini kita akan membahas Microsoft Access 2003, karena program Microsoft Access 2003, mudah di dapat pada aplikasi Microsoft Office.
Kita dapat menjalankan program Microsoft Access 2003, dengan menggunakan dua cara, yaitu :
  1. Melalui Taskbar
    1. Klik Start yang ada pada taksbar menu
    2. Setelah muncul sejumlah menu, klik All Programs
    3. Klik Microsoft Office
    4. Klik Microsoft Office Access 2003


      animasi 1: Menjalankan Microsoft Access 2003 melalui Taskkbar
  2. Melalui Desktop
    Jika di Desktop terdapat shortcut Microsoft Access 2003 dapat pula langsung melakukan Double klik pada Shortcutnya. Maka akan tampil jendela lembar kerja Microsoft Access 2003, seperti yang tampak pada gambar 2.


    Animasi 2: Menjalankan Microsoft Access 2003 melalui desktop


Jendela MS Access 2003
Berikut ini adalah tampilan jendela Microsoft Access 2003, dan penjelasannya :

Gambar 4.1 : Jendela Microsoft Excel
Keterangan :
A. Icon Kontrol Menu (Control Menu Icon)
Digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif
B. Baris Judul (Title Bar)
Berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang aktif. Baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain yang kita inginkan.
C. Baris Menu (Menu Bar)
Berisi barisan perintah berupa menu, seperti menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools,
D. Baris Database (Database Toolbar)
Berisi perintah-perintah singkat (shortcut) yang membentuk ikon-ikon berupa ikon New, Open,Save, Export, File Searc, Print, Print Preview, Speling, Cut, Copy, Paste, Undo, Office Links, Analize, Code, Microsoft Script Editor, Propertis, RelationShips, New Object.
E. Task Pane Tool Bar
Perintah-perintah yang disediakan dalam bentuk perintah
F. Status Kontrol Aktif
Menampilkan kegiatan yang sedang aktif dan diproses oleh Microsoft Access 2003
Menu dan Ikon
1. Menu Bar
Balok menu (menu bar) dalam Microsoft Access 2003, berada di bawah balok judul (title bar), sedangkan balok ikon (icon bar) berada di bawah balok menu. Adapun menu-menu yang ada di Microsoft Access 2003 tergantung pada pilihan yang ada di menu View + Toolbars. Ikon-ikon yang aktif adalah database toolbar dan toolbar web. Menu dan ikon pada Microsoft Access 2003 banyak sekali ragamnya menu dan ikon tersebut, bahkan dapat diatur ulang (customize) sesuai kebutuhan pengguna.

Animasi 3 : Klik pada pilihan menu pada Menu Bar
2. Database Toolbar

Database Toolbar merupakan kumpulan ikon-ikon yang biasa atau sering digunakan user yang disediakan oleh Microsoft Access 2003 secara otomatis. Akan tetapi ikon tersebut dapat kita tambahkan dan bisa kita kurangi disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk mengetahui nama dan ikon-ikon tersebut yaitu dengan mengarahkan pointer pada ikon yang dituju/dipilih oleh kita, tunggu beberapa saat maka akan keluar nama dari ikon yang kita pilih. Silahkan dicoba pada gambar berikut :


Gambar 7. Database Toolbar
Jendela Microsoft Access 2003 pada tampilan dokumen baru
Untuk memulai membuat dokumen baru langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
  1. Klik Blank Database pada Task Pane Toolbar, maka kita akan menemukan tampilan kotak dialog Create database
  2. Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan file Database baru anda, misalnya di My Document.
  3. Ketiklah sebuah nama file untuk Database baru anda, misalnya PRAKTEK-1
  4. Klik Create. Microsoft Access 2003 secara otomatis akan menambahkan extention .mdb ke nama file baru tersebut. Contoh PRAKTEK-1.mdb
  5. Teks di bagian atas di batang judul jendela database berisi nama dalam contoh ini bernama PRAKTEK-1. Dalam Microsoft Access 2003 (XP), jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri menampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek database dan shortcut untuk menciptakan objek baru.

Gambar 8. Tampilan jendela New Document Dibawah heading Objecst, ada beberapa tipe objek yang bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan.

Gambar 9. Jendela Kotak Dialog Objek Database Menu objek kotak dialog database

Gambar 9a. Toobar pada kotak dialog Objek Database
Keterangan Gambar
 
  1. Membuka objek dokumen
  2. Pengaturan desain objek database
  3. Membuat objek database baru
  4. Menghapus objek database
  1. Menampilkan ikon objek ukuran besar
  2. Menampilkan ikon objek ukuran kecil
  3. Menampilkan ikon objek berdasarkan daftar list
  4. Menampilkan ikon objek secara detail


Objek Keterangan
Tables Berupa kumpulan data atau informasi yang merupakan komponen utama dari sebuah database
Queries Menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang kita inginkan
Forms Memasukan data dengan menggunakan bentuk tampilan formulir hasil rancangan kita sendiri
Reports Mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan
Pages Membuat halaman web berupa data access page
Macros Mengoptimatisasi perintah-perintah yang sering kita gunakan dalam mengolah data
Modules Perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai kebutuhan kita

Gambar 9b. Pemilihan jenis objek pada Kotak dialog Objek database








Objek Keterangan
Create table in Design view Membuat objek database dengan cara melihat pengaturan desain
Create table by using wizard Membuat objek database dengan cara mengikuti langkah-langkah pengaturan database yang telah disediakan oleh Microsoft Access
Create table by entering data Membuat objek database melalui pengaturan desain dengan memasukan data

Gambar 9c. Panel pada Kotak dialog Create Table